C.A. du 13/06/2024

Présents : KB, MNL, CB, LD, PN, PM

Invité : Fabian Jeanmart

1. Suite de la démarche « Holacratie » avec Fabian Jeanmart

Problème de participation et d’implication au sein de l’UCV

Le Conseil d’Administration de l’UCV est composé de 10 membres, mais il arrive souvent que nous soyons à peine la moitié, voire moins, aux réunions. En moyenne, seulement 4,5 personnes étaient présentes lors des trois rencontres avec Fabian Jeanmart.

Cette faible participation pose problème car elle affecte la dynamique du groupe et l’implication des membres. Les membres les plus assidus sont également les plus investis dans les actions, tandis que ceux qui sont peu présents s’impliquent moins.

Les rôles définis au sein du CA (président, vice-président, trésorier, secrétaire et community manager) ne sont pas toujours respectés, ce qui entraîne une répartition inégale des tâches. La plupart des charges liées à l’organisation des projets et à la gestion de l’asbl retombent sur quelques membres seulement. Citons comme exemple l’organisation du petit-déjeuner des commerçants.

Il est important de souligner que le temps consacré par les commerçants dans l’UCV représente un coût important pour leur activité, car il s’agit de temps soustrait à leur activité commerciale et donc à leurs bénéfices. Une répartition équitable de ce temps est essentielle pour éviter de pénaliser injustement certains commerçants membres.

Il y a dans le groupe une conscience de cette réalité : certains en font plus que d’autres. Le fait de s’investir moins que d’autres n’est pas liée à un manque d’intérêt ou de volonté mais est une question de temps.

Proposition de Fabian Jeanmart

Au lieu d’une holacratie pure, l’UCV pourrait envisager un modèle hybride, combinant structure classique et holacratie, avec un bureau exécutif composé des membres les plus actifs.

Il faut déterminer des rôles clairs. Par exemple : organisation du petit-déjeuner, prise de notes aux réunions, etc.

D’autres rôles peuvent se créer en fonction des actions qui arrivent et de l’actualité de l’UCV.

La création de ce bureau exécutif nécessite au préalable une réflexion sur deux points :

  • Les conditions d’adhésion à ce bureau exécutif
  • Une gratification à donner aux membres de ce bureau (financière ou autre, à définir)

Réactions du groupe

Le bureau exécutif, c’est déjà un peu ça avec le groupe des Geeks. Luc, Pascale et Patricia gèrent l’essentiel.

Certains soulignent leur difficulté à prendre les choses en main sans avoir reçu une demande claire. A nouveau, ce n’est pas lié à un manque de volonté ou d’intérêt mais plutôt une façon différente de fonctionner.

D’autres ressentent de la frustration parce que la charge concernant la gestion de l’asbl et la mise en place des actions pèse sur quelques-uns seulement, qu’il faut souvent relancer plusieurs fois le groupe avant d’avoir une réponse sur des questions simples : accord concernant un projet d’affiche, confirmation de la présence à une réunion, réponse pour une tâche spécifique à effectuer, etc.

De moins en moins d’asbl fonctionnent exclusivement avec des bénévoles. Très souvent, quelqu’un est défrayé pour effectuer certaines tâches pour l’asbl. Nous pourrions mettre en place un tel système à l’UCV pour certaines tâches de l’UCV (ex : distribution aux commerçants, préparation d’une animation, etc.).

Tout le monde est d’accord pour dire que la réussite d’une action, le fait d’y avoir contribué, est une forme de gratification.

Réponse de Fabian J.

La gratification d’une activité réussie est une forme de gratification insuffisante. Ceux qui ont travaillé pour qu’elle soit une réussite n’ont pas plus de retour que tous ceux qui en profitent sans avoir participé à sa réalisation.

Les commerçants contactés pour devenir membres se demandent tous ce qu’ils vont gagner à adhérer à l’UCV. Quel est le retour sur investissement pour ceux qui s’engagent ?

Cette nouvelle organisation, avec un bureau exécutif, participera au rayonnement de l’UCV et donnera envie à d’autres de nous rejoindre.

Pour générer des adhésions, l’UCV doit faire une proposition de valeur aux futurs adhérents. La valeur de ce qu’on offre peut être réelle ou perçue (la valeur de l’offre est celle attribuée par celui qui en bénéficie). Plus nous aurons d’adhérents, plus nous serons fort face à nos représentants politiques, à la Ville. Cela contribuera à nous faire sortir de la dépendance vis-à-vis de la Ville.

Réactions du groupe

A Fleron, l’association des commerçants refuse de recevoir un subside de la Ville afin de garder son indépendance.

La baisse de la cotisation décidée par l’UCV il y a quelques années implique une plus grande dépendance à la Ville, pourvoyeur de la plus grande partie de notre budget (10 000 €). Or, notre collaboration avec la Ville n’a pas toujours été positive ces dernières années. Il faudrait peut-être augmenter la cotisation ? Le travail pour convaincre ne sera pas différent si la cotisation est augmentée. Cette réflexion doit être menée conjointement à celle sur l’offre à faire aux futurs adhérents. Nous devons augmenter notre budget, et donc augmenter notre offre auprès des commerçants. Cette réflexion doit se faire sans barrière, dans la créativité. Quand on aura déterminé cette offre, il faudra la tarifer.

Un objectif à long-terme pourrait être de s’autofinancer complètement (à travers la cotisation des commerçants membres), sans apports de la Ville dont nous serions alors totalement indépendants.

A faire avant la prochaine rencontre

Mener une réflexion sur deux points :

  • Quels sont les critères d’adhésion pour le bureau exécutif ?
  • Quelle gratification proposons-nous aux membres de ce bureau exécutif ?

2. Suivi des actions

Assemblée générale

Elle aura lieu jeudi 20 juin à 8h30 à l’IFAPME. Trois membres ont signalé leur absence : Marianne D. (Moun) qui donne procuration à Patricia, Alain L. (La Boule Rouge) qui donne procuration à Pascale et Jessica (Raskin) à qui Patricia a suggéré de donner sa procuration à un autre membre.

Marathon Photos

  • Le 5 octobre au HUB Créatif de Verviers
  • Collaboration entre l’UCV et la Maison du Tourisme (Christine Simonis)
  • Ordinateurs prêtés par l’IFAPME
  • Participation payante : 15 €, qui couvrent une partie des frais d’organisation et les participants reçoivent un pack sandwich pour midi
  • Certains lieux ouverts aux photographes pour l’occasion : l’église Saint-Remacle, la foire du livre à l’Athénée et peut-être l’Hôtel de Ville (via Christine S. qui a fait la demande)
  • Exposition à partir du 21 novembre (vernissage) dans la galerie de La Traversée Jeunesse

A prévoir du côté UCV

  • Faire couvrir les ordinateurs par notre assurance (JME)
  • Faire faire les affiches : Gilles pour le graphisme et BJ pour l’impression (PN)
  • Impression des photos (PN)
  • Drink vernissage
  • Chèques UCV pour les gagnants

La prochaine réunion du CA aura lieu le 4 juillet 2024 (date à confirmer à l’AG du 20 juin).

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